NADAR OU AFUNDAR ( 5ª FERRAMENTA)

COMUNICAÇÃO CLARA E EFICIENTE...

Está nos dicionários: “comunicação” é o ato ou efeito de comunicar; emitir, transmitir e receber mensagens por meio de métodos e processos convencionados, seja através da linguagem falada ou escrita. Parece complicado, mas garanto que não é difícil entender por que a comunicação é uma das principais habilidades dos líderes. Afinal, muito mais que o simples ato de falar, é um universo de ferramentas, processos e técnicas que o líder pode usar no dia-a-dia para melhorar o relacionamento e os resultados de sua equipe.

Se a mensagem que o líder transmite não for compreendida pela seu grupo, são grandes as chances de os objetivos traçados não serem alcançados e os resultados da empresa naufragarem. Pensando nisso, você não acha que um líder que não se comunica bem está fadado ao fracasso? A habilidade de comunicação de um líder é o reflexo do poder pessoal de influenciar os liderados e a grande responsável para que a liderança se estabeleça.

Falar x comunicar – As dificuldades começam a aparecer quando se confundem duas capacidades completamente diferentes, embora complementares entre si. Muitas vezes, o líder sabe falar bem, mas sua maneira de expressar as idéias, por exemplo, é muito confusa. Isso quer dizer que ele não se comunica bem.

O contrário também ocorre. O líder sabe claramente quais são suas idéias e o que precisa ser feito, mas não sabe falar nem transmiti-las de forma clara e envolvente. Assim, sua equipe não entende qual o objetivo das suas palavras, ou seja, ele não fala bem. Para obter uma comunicação adequada, deve-se considerar dois pontos importantes: o nível da informação e a forma de transmiti-la. Eles são fundamentais para garantir resultados com a equipe.
O não-verbal – Preste atenção nos números a seguir. Segundo o psicólogo americano Albert Mehrabian – um dos pioneiros no estudo da linguagem corporal –, a palavra representa 7% da comunicação, o tom de voz 38%, enquanto o não-verbal é responsável por 58% da comunicação. Isso mostra que voz, gestos, aparência e postura podem tanto ajudar quanto atrapalhar a liderança.       Observe a contradição de um líder ao falar sobre calma, paz e serenidade, mas de uma forma agressiva e irritada. Ou ainda sobre entusiasmo, vitalidade e alegria, porém de maneira triste, sem vida e melancólica. Ao falar algo e demonstrar com seu corpo outra coisa, ele pode gerar ruídos na comunicação com seu grupo, não conseguindo assim exercer a influência necessária.

O ideal é que haja coerência entre forma e conteúdo.  A clareza do conteúdo se relaciona a falar o que precisa ser dito, de forma simples, objetiva, com a seqüência coerente dos assuntos, de maneira estruturada em começo, meio e fim, respeitando o vocabulário e nível cultural dos liderados. Já a clareza da forma se traduz em beleza ao falar, uso preciso da voz, elegância e harmonia dos gestos, cumplicidade no olhar, aparência bem cuidada e zelo para causar boa impressão.
Segurança e naturalidade – Muitos líderes, ao falar com a equipe, parecem perder a espontaneidade, passando até mesmo certa insegurança, o que é bastante prejudicial para a comunicação.  O líder deve ter uma postura adequada às expectativas e necessidades dos colaboradores. Através das palavras e postura, ele precisa passar para todos do seu grupo credibilidade e confiança. Com isso, certamente irá proporcionar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Dicas para falar com segurança e transmitir credibilidade à equipe

» Acreditar em si mesmo e reconhecer sua capacidade de pensar, sentir e tomar decisões.
» Escutar atentamente seus colaboradores, sem pensar no que responderá enquanto eles falam.
» Falar com ponderação e maturidade, controlando os impulsos e favorecendo a segurança e naturalidade.
» Falar de forma respeitosa com todos, demonstrando que, como líder, sabe que a equipe é muito importante para que se alcance o resultado almejado.
» Ser sincero com os colaboradores e coerente com o que promete e cumpre.
» Ter autocontrole e se manter em equilíbrio diante de situações adversas.
» Apresentar consciência do seu papel e responsabilidades como líder.

Mas será que existem palavras que sejam mais ou menos indicadas para a comunicação do líder? Não se tratam de palavras predeterminadas, mas claro que aquelas com sentido positivo são sempre melhor aceitas.  Nunca esqueça as  palavras de reconhecimento, encorajamento, agradecimento e desculpas, sempre que a situação exigir. É bom evitar o tom autoritário, mas também não ser muito ‘mole’ na comunicação. Elogiar em público e criticar em particular, e lembrar sempre de palavrinhas mágicas que a gente ensina para as crianças e, muitas vezes, esquece depois de adulto: ‘Obrigado’, ‘Desculpe’, ‘Por favor’, ‘Parabéns’ e outras da mesma família.

É importante destacar também que falar corretamente faz a diferença e dá credibilidade para os líderes. Para colocar isso em prática, procure estruturar e expor os pensamentos, sentimentos e idéias de forma precisa, obedecendo as regras gramaticais e com vocabulário flexível para se ajustar ao grupo, ou seja, falar com clareza e objetividade, evitando modismos e vícios de linguagem.

  Se o líder está à frente de uma equipe formada por pessoas dotadas de um nível de escolaridade alto e comete alguma falha com as palavras, esse erro pode fazer com que os colaboradores deixem de prestar atenção na mensagem. Sem contar que arranha a credibilidade da liderança.

Vai e vem – Uma comunicação eficaz é aquela em que os colaboradores têm liberdade e são estimulados a contribuírem livremente com idéias e sugestões. Essa troca de informações e abertura dos canais de comunicação são o que falta, muitas vezes, para a empresa e equipe darem grandes saltos.  Cabe ao líder implantar um programa que incentive os colaboradores a emitirem suas opiniões. E isso começa com pequenas atitudes.  Deixando espaço para que todos possam se expressar, propiciando momentos de discussões sobre decisões a serem tomadas.  É preciso motivar as pessoas e ajudá-las a acreditarem em si mesmas. Isso faz com que se sintam mais à vontade para participar.

Claro que não basta estimular a participação e não estar pronto para ouvir. Por não se tratar de uma via de mão única, é imprescindível que haja disposição do líder para escutar as opiniões, necessidades e o que os colaboradores têm para acrescentar a todo e qualquer processo.

Afinal, quem não ouve está a um passo de se tornar autoritário e arrogante, além de perder oportunidades de aprender e receber boas sugestões. Com o passar do tempo, as organizações estão ficando mais informais – o que é bom em termos de comunicação, pois facilita o fluxo de informações na empresa e aproxima as pessoas.
Cuidados – Falhas na comunicação acabam se refletindo no desempenho da equipe. Quando os colaboradores não se sentem envolvidos, respeitados e ouvidos, tendem a se desmotivar e participar cada vez menos. A tendência é manter o mínimo de produtividade, apenas o suficiente para manter suas atividades do dia-a-dia.

Sem oportunidades para se expressar, o grupo se deixa levar pelo comodismo e, com isso, os desempenhos individual e em conjunto ficam muito prejudicados. Há problemas também quando há mal-entendidos na comunicação. Uma palavra mal colocada, um e-mail muito intimista ou frio e uma brincadeira fora de hora podem sim prejudicar o moral da equipe e, conseqüentemente, o desempenho.

Percebe-se que o comprometimento das equipes na obtenção de resultados está atrelado ao aumento da eficiência na comunicação dos líderes com seus colaboradores. Comparo o papel do líder ao de uma pedra, que quando jogada em uma lagoa propaga ondulações por toda a água: O mesmo acontece com o líder e sua comunicação. Maiores serão o comprometimento e os resultados das equipes quanto maiores e mais positivos forem os estímulos gerados pela boa comunicação.

O líder comprometido e eficaz em se comunicar com seus colaboradores consegue fazer com que a equipe o siga e lute pelos objetivos por ele propostos. Sem isso, a liderança não existe. Um grupo que está desorientado e não sabe seus deveres por falta de orientação acaba levando a empresa a perder vantagem competitiva. Já quando o líder é eficiente na comunicação, esse poder garante que as equipes produzam com mais vontade.

Por falar em poder, não é novidade que há líderes que utilizam a comunicação a seu favor. Mas isso pode tanto ser positivo quanto prejudicial. Comunicação é poder. Com ela, a liderança pode construir ou destruir. Tudo depende da direção da sua intenção e seus valores. É positivo quando a comunicação é pautada por valores éticos e respeita os colaboradores. É negativo quando é tratada como instrumento de manipulação voltado a interesses particulares. 

Conseqüências da comunicação inconstante e ineficaz

» Boicotes entre pessoas ou departamentos
» Brigas e desentendimentos na equipe
» Demissões
» Desconfiança na capacidade do líder em cumprir seu papel
» Fofocas e maledicências
» Mágoas por falta de entendimento
» Negociações mal conduzidas
» Perda de tempo
» Queda de produtividade

Ferramentas – Conhecer técnicas de comunicação e saber como utilizá-las é um dos mais importantes diferenciais do líder. A neurolingüística, por exemplo, é uma ferramenta de apoio aos desafios diários de comunicação, pois potencializa as habilidades de falar e se fazer entender.

Uma das técnicas mais difundidas se chama rapport, uma espécie de “espelhamento” pelo qual se busca sintonia entre o emissor e receptor da mensagem. Partindo do princípio de que as pessoas se aproximam por afinidades, e não por diferenças, é usado para quebrar barreiras e facilitar o entendimento. Podemos adequar nossa comunicação com gestos, posturas e vocabulário de acordo com as necessidades e expectativas da pessoa que está na nossa frente. Estar em rapport significa acompanhar o outro, o que ele diz e dar atenção às suas expectativas.

Entretanto, o rapport é uma técnica que exige bastante estudo e treinamento, o que não quer dizer que você não possa adotar certos comportamentos e atitudes recomendados pela prática. “O conselho é adequar a linguagem corporal (gestos e postura) à linguagem de cada colaborador, mas sem perder a naturalidade, porque temos de ser verdadeiros acima de tudo. Isso significa não adotar posturas retraídas (coluna arcada), fechadas (braços cruzados e mãos escondidas), inquietas (estalando dedos e mexendo sem parar) ou arrogantes (cabeça muito erguida, coluna muito ereta e olhar superior).

Muitas vezes, esses canais de comunicação são utilizados para corrigir erros nas atividades profissionais e transmitir feedback aos colaboradores, o que não é recomendado, pois ocasionam muitos problemas de comunicação nas empresas.

Eficiência – Agora que você já conhece as principais qualidades de um líder que se comunica bem, preste atenção nas dicas para melhorar o processo de comunicação com sua equipe:

» Crie reuniões de feedback em que todos se sintam à vontade para se expressar.
» Deixe claras as tarefas que determinar, sem margem para duplas interpretações.
» Diga sim ou não, mas sempre fale alguma coisa. Jamais se omita.
» Fale firme quando necessário, mas nunca grite.
» Mantenha-se calmo, agindo com moderação e bom senso.
» Ouça sua equipe, tratando-a com respeito, dignidade e consideração.
» Reforce sempre que os melhores terão vantagens por mérito, senão você acomodará os medianos e desmotivará seus maiores talentos.
» Seja flexível e tenha sensibilidade para perceber e compreender cada colaborador.
» Seja justo e íntegro, pautando suas ações por valores éticos.
» Só prometa o que pode cumprir. E cumpra!
» Tenha consciência do seu papel e responsabilidade.
» Valorize os bons resultados da equipe para que também possa cobrá-la por possíveis maus desempenhos.

" Porque, pelas tuas palavras, serás justificado e pelas tuas palavras, serás condenado".

                                                         BOA SORTE!!!